Libre Office Calc : lien automatique entre agenda et fiche bilan

Qid · Le 16/01/2023, à 16:36

bonjour

dans le cadre de mon activité associative j'ai un planning mensuel d'action complété à partir d'un modèle récupéré sur le site excel-malin.com (un grand merci au créateur de ce site)... dans ce planning je rempli donc les cases des jours attribué à l'association...

voilà pour le contexte... maintenant j'aurais une demande pour les pro des tableurs qui me faciliterait les choses pour la suite :
je fais des fiches bilan mensuel de mes action sous forme de liste que j'envoie à mon président...
et j'aimerais bien avoir une solution pour que les jours soient générés automatiquement histoire de m’éviter un boulot fastidieux :

en clair par l'exemple :
si au mois de février j'ai rempli (condition = cellule non vide) dans le calendrier que je bossais le 3 et le 10
je dois avoir dans mon bilan : en A3 : 03/02/23, et en A4 : 10/02/23, et ainsi de suite dans l'ordre

j'ai bien conscience qu'il y a une notion de RECHERCHE d'INDEX et/ou encore de EQUIV
car j'ai déjà un peu joué avec ces notions dans un autre contexte
mais j'avoue que je tâtonne trop pour m'en sortir seul
et j'aimerais bien en profiter pour réussir à comprendre

demande bonus : dans cette fiche bilan je fais entre autre un calcul de temps de bénévolat
sauf que je n'ai pas su demander au tableur de faire seul la conversion de "de 14H à 15H" = 01:00

eric63 · Le 16/01/2023, à 17:28

Salut
je pense que tu devrais contacter le forum https://forum.openoffice.org/fr/forum/index.php pour résoudre ton problème.
Car là tu pars d’une feuille .xlsx donc windows. Cela veut il dire que c’est le format par défaut ? libreoffice utilise .odt par défaut
et tu pourrais joindre chez eux un exemple simplifié de ce que tu voudrais (très important pour comprendre ce que tu demandes et que l’on ne peux pas avoir ici pour l’instant)
Attention ils sont trèès tatillons sur la notion de version utilisé et l’exemple à fournir. C’est le minimum syndical chez eux sinon tu n’auras pas tes réponses .
Mais il n’y a pas de questions qu’ils ne pourraient pas résoudre

Dernière modification par eric63 (Le 16/01/2023, à 17:29)

Qid · Le 16/01/2023, à 17:44

eric63 a écrit :

tu pars d’une feuille .xlsx donc windows. Cela veut il dire que c’est le format par défaut ? libreoffice utilise .odt par défaut

c'est du xlsx car le fichier vient à l'origine d'un générateur développé sur excel mais là n'est plus le sujet car effectivement ce générateur n'est pas utilisable sur libre office (visual basic toussa...) mais la plupart des fichiers qu'il génère sont librement directement accessible... et ces fichiers sont très propre pour être utilisés sur libre office : on a bien à faire qu'à du texte donc le format de fichier n'a pas à entrer en ligne de compte... d'autant que le fichier final une fois rempli par mes petits doigts est bien en ods et pdf...

eric63 · Le 16/01/2023, à 19:48

ok si je suis ton explication
pour l’exemple Sur le fichier «calendrier.xlsx»
sélection du mois 2022-09
tu as une cellule (F6) daté du 01/09; un texte quelconque 'aaaaaaaaaa dans F7 (soit une cellule dessous F6)
puis d’autres dates avec du texte
et tu voudrais extraire la date et le texte correspondant à la date
l’incorporer dans un autre fichier .odt ou une feuille supplémentaire du même fichier .xlsx
copier F6:F7 si F7 est nonvide ; coller F6:F7 dans fichier.xlsx/feuille planning/A3:B4 ou dans un autre fichier .odt
tu peux faire avec recherche - decaler

pour ta demande bonus
la conversion de "de 14H à 15H" = 01:00
tu as toutes les cellules notés de cette façon ? et pas de minutes à traîner derrière ? pas de cellule début heure 14:35 ou fin heure 15:50 ?sur deux colonnes reste plus qu’à soustraire
sinon il faut extraire le chiffre 14H entre l’espace et H et éventuellement les minutes entre H et l’espace
pour les rassembler en «14» puis«:» puis «30» éventuellement

Qid · Le 16/01/2023, à 21:09

en réalité pour reformuler ma demande principale ce que je cherche c'est de l'extraction de donnée :
je voudrais récupérer la liste des dates par mois ou je suis occupé
pour détailler manuellement les choses dans d'autres cellules sous forme d'un tableau

par contre pour ma seconde demande je vois bien le souci : mes heures de début et fin sont bien dans une seule et même cellule... et j'aimerais bien éviter d'avoir 1 colonne pour chacune des 2 infos... et oui potentiellement je peux évidemment me retrouver avec des heures non pleines...

eric63 · Le 16/01/2023, à 23:28

est ce qu’il n’y a que toi qui reporte tes horaires sur ce calendrier ou y a t il plusieurs calendriers pour chaque autre utilisateur ?
et qu’inscris tu dans la zone de texte donne un exemple ?
les horaires inscrits sont ils toujours écrits de la même manière «de 14h15 à 15h35» par exemple et s’il y a plusieurs personne est ce que tous le monde respecte à la lettre ce format ? et dans quelle cellule sont ils inscrits ?

Il faut être hyper précis pour formuler ce que tu désire car la résolution n’est pas forcément unique et dépend beaucoup de ce que tu souhaites

Dernière modification par eric63 (Le 16/01/2023, à 23:30)

Coeur Noir · Le 17/01/2023, à 00:33

Hello,

et j'aimerais bien éviter d'avoir 1 colonne pour chacune des 2 infos
une cellule pour chaque info, pas forcément une colonne.

Si tu veux faire des calculs entre 2 valeurs ( heure de fin - heure de début = temps consacré ) je ne vois pas trop comment tu pourrais faire autrement ?

Et prévoir le cas où il y aurait plusieurs créneaux dans une journée, donc c'est plus 2 mais 4 ou 6 cellules qu'il faut prévoir.
Et faire la somme des durées de ces créneaux pour le temps total consacré sur une journée.

Les formats « personnalisés » utilisés :

⋅ la date c'est

NN J"|"MM"|"AA

⋅ pour les débuts et fins de créneaux c'est une horloge

HH:MM

qui affiche de 00:00 à 23:59 mais affichera 02:26 si on renseigne 26:26 dans la celllule - et c'est bien utile.

⋅ pour les totaux qui sont des durées et non plus une horloge

[H]"h"MM

qui saura donc dépasser 23h59 et la formule pour compter les cellules occupées c'est :

=NB.SI(E4:E24;"*")

Dernière modification par Coeur Noir (Le 18/01/2023, à 03:10)

Qid · Le 17/01/2023, à 08:17

@ Coeur Noir : l'idée était de faire un rapport assez simple au départ... Là tu complexifie vachement le truc j'ai l'impression... Après je comprends bien le pourquoi : facilité d'évolution en cas de besoin... Mais évitons de créer cette possibilité. Dans ma situation elle ne peut pas être utile parceque je suis seul à utiliser ces fiches ou plus exactement il n'y aura pas de planning croisé entre les éventuels différents intervenants : cette envie vient de ma propre initiative et non du secrétariat de l'association... Quant à la conversion des horaires en temps passé eric63 semblait avoir une idée... Et pour finir avec ton post il est important je pense de rappelé qu'en réalité ce fichier bilan existe depuis septembre 2022 donc j'avais déjà vu et réglé certains souci d'autant que j'avais fait fin 2022 en un seul onglet donc j'ai évidemment largement dépassé les 24h de bénévolat sur plus d'un mois... Mais merci pour ce rappel...

@ eric63 : oui les horaires sont toujours dans le même format : avec un H majuscule et sans 00 si on cause en heure pleine... Ça c'est acquis et le risque est connu et contrôlé car j'ai ailleurs dans le bilan une notion de conditionnel en fonction de la présence ou non d'un texte spécifique...

l'idée de départ de ce fichier était entre autre de faire un point "frais de déplacement" suivant le nombre de km parcourus ou le nombre de tickets de transport en commun pris pour se rendre sur le lieu d'intervention... Ça j'ai su faire et le fonctionnement me va... Après j'y ai donc rajouté entre autre la réalité du temps passé suivant la réalité des horaires effectuées* pour pouvoir évalué mon temps de bénévolat... Complété enfin par le nombre de personnes vu à chaque fois...

* : En réalité dans mon planning le texte présent dans chaque cases de mes jours pour l'asso est : le lieu et les horaires théoriques... Horaires qu'on aurait pu s'amuser à passer d'un fichier à l'autre pour comparer la théorie et la pratique des horaires et donc du temps passé mais cette donnée là ne m'intéresse pas vraiment... Par contre avoir au moins les jours plutôt que de les copier manuellement... C'est là ma demande principale de cette discussion...

Par contre je suis entrain de réaliser avant de valider mon post que je vois pointer un souci d'ordre général : si j'ai des données liées venant d'un autre fichier... Ça suppose qu'il faut que la personne qui reçoit ait bien les 2 fichiers aussi dans le même dossier !?... Dans ces conditions pour limiter les problèmes est-ce que je ne devrait pas plutôt intercaler chaque bilan après chaque onglet de planning dans un unique fichier... Enfin ça sent la galère à préparer lors de chaque début d'année dans ce cas... D'où ma préférence pour un fichier externe...

Compte supprimé · Le 17/01/2023, à 09:25

en réalité pour reformuler ma demande principale ce que je cherche c'est de l'extraction de donnée :
je voudrais récupérer la liste des dates par mois ou je suis occupé
pour détailler manuellement les choses dans d'autres cellules sous forme d'un tableau

Tu veux faire un rapport qui utilise les informations d'une base de données. Regarde du côté de LibreOffice Base, c'est fait pour.

Tu pourrais commencer par dessiner le rapport que tu veux produire. A partir de là, tu en déduiras les données dont tu as besoin et tu construiras ta base qui peux rester sur Calc.

Edit:
Nouvelle mise en forme de la procédure dans une future page tuto de la documentation.
https://doc.ubuntu-fr.org/utilisateurs/tamarou

Dernière modification par Compte supprimé (Le 01/02/2023, à 09:32)

Qid · Le 17/01/2023, à 09:52

On ne parle pas d'une base de donnée mais d'un tableur...

Compte supprimé · Le 17/01/2023, à 09:53

Un tableur est aussi une base de données
Veux-tu nous montrer le genre de rapport que tu veux produire ?

Dernière modification par Compte supprimé (Le 17/01/2023, à 10:01)

Qid · Le 17/01/2023, à 11:36

bah... j'ai déjà donné les éléments :

demande 1 :
soit un fichier tableur planning avec 1 onglet par mois (voir le fichier donné en post 1)
dans lequel j'ai noté mes jours d'activité dans la case prévue à cet effet sous chaque date concerné
soit un second fichier bilan avec le même modèle d'un onglet par mois
dans lequel je souhaite récupérer les dates en questions sous forme de liste dans la colonne A
(quid de l'absence du fichier source envoyé au récepteur en début d'année contrairement au bilan qui est envoyé mensuellement)

demande 2 :
soit une colonne avec une plage horaire rentrée sous la forme de texte comme suis : "de XXHYY à XXHYY"
je souhaite avoir dans la colonne d'à côté le temps d'activité plutôt que de devoir le calculer manuellement...

Compte supprimé · Le 17/01/2023, à 11:41

Les heures de début et de fin d'activité sont deux informations différentes.
Soit tu prévois une colonne pour chacune, soit tu es obligé de faire des calculs de déduction pour les isoler avant de calculer la durée.

Ta feuille de calcul devrait donc contenir au moins :
date, début, fin, libellé

Dernière modification par Compte supprimé (Le 17/01/2023, à 11:43)

eric63 · Le 17/01/2023, à 11:41

mon avis c’est que l’idée de départ du calendrier xlsx est une mauvaise idée car cela nécessite deux structures différentes
le calendrier à des cellules en lignes (date sur 1 semaine) et colonnes (jour de semaine) + une feuille par mois et le bilan à obtenir est mis en colonnes date - durée - cumul mensuel - cumul annuel
Le tableur de cœur noir est nettement plus simple à utiliser car il part avec les mêmes structures en colonnes d’un coté comme de l’autre
et ajouter une date sans la taper est hyper facile et tu peux mettre et ajouter autant de colonnes que tu voudras rempli d’autant de nouvelles données sans chambouler la structure existante

Compte supprimé · Le 17/01/2023, à 11:44

mon avis c’est que l’idée de départ du calendrier xlsx est une mauvaise idée c

Bien sûr. Il faut considérer Calc comme un base de données et utiliser une ligne par occurence d'activité.
date, début, fin,libellé seront saisis et sur la même ligne on calculera tout ce qui servira au rapport : durée, semaine, mois ...

Par contre, pour le rapport, il vaudra mieux passer par un tableau croisé ou même un rapport par Base qui lirait la feuille Calc
Ce n'est jamais bon de faire comme si Calc était un traitement de texte qui calcule. La mise en forme des données ne gagne rien à être sur la feuille qui reçoit les éléments détaillés.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 17/01/2023, à 11:56)

eric63 · Le 17/01/2023, à 11:59

très bonne idée le tableau croisé
un peu raide à appréhender au départ quand tu n‘en a jamais fait mais quand tu comprends les principes de base c’est très malléable et propre en terme de recherche et de résultats

Compte supprimé · Le 17/01/2023, à 13:07

Un exemple brut, fait en quelques minutes pour que Qid se fasse une idée de quoi il est question.

Une feuille qui collecte les données. Les 4 premières colonnes sont saisies, les autres sont calculées. On pourrait ajouter plein de choses, dont définir une typologie avec saisie suggérée pour les activités.

Une feuille qui fait le rapport. Avec tri possible sur le mois, l'année et le type d'activité. On peut agrémenter la présentation

Dernière modification par Compte supprimé (Le 17/01/2023, à 13:40)

Coeur Noir · Le 17/01/2023, à 13:16

Tamarou a écrit :

La mise en forme des données ne gagne rien à être sur la feuille qui reçoit les éléments détaillés.

Je suis bien d'accord avec ça, même si mon exemple ne le montre pas du tout, car je souhaitais « pointer » autre chose dans la démarche du traitement des données :
UNE cellule = UN type d'information « irréductible » = UNE donnée = UNE « nature » ( quantifiable ou logique. )

Une horaire de début et un horaire de fin, ce sont 2 données ( numériques, quantifiables ) différentes, si on met les 2 dans une cellule, on ne peut plus traiter leurs « valeurs », on peut juste traiter leur représentation textuelle et ça sera au final beaucoup plus compliqué ( du texte c'est une « chaîne d'infos » moins prévisible, plus aléatoire. )

Cela dit un tableur n'est pas tout à fait une base de données → un tableur c'est le traitement / calcul et la mise en forme de données, en vue de les rendre humainement « lisibles ». C'est dynamique, agissant.
La base de données c'est juste un empilement organisé d'infos statiques, des listes de critères avec des valeurs associées.

Bref, je crains QiD que quel que soit ton but, il faudra réorganiser ta façon de consigner les infos que tu veux ensuite manipuler, traiter, calculer, mettre en forme…

Compte supprimé · Le 17/01/2023, à 13:24

Et oui a écrit :

Bref, je crains QiD que quel que soit ton but, il faudra réorganiser ta façon de consigner les infos que tu veux ensuite manipuler, traiter, calculer, mettre en forme…

Et oui, mais s'il veut de l'aide, il lui suffit de demander.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 17/01/2023, à 13:25)

eric63 · Le 17/01/2023, à 14:05

un fichier avec 2 feuilles:
feuille 1 tes données
année; mois; n°semaine; date; (aucune frappe car précalculé en fonction de la date qui elle est tirée du 1er janvier de l’année inscrite)
heure_début; heure_fin;km_ début;km_fin;client;type de travail;autre; (données à inscrire; éventuellement ajouter une ligne si plusieurs plages d’heures)
somme durée;somme km; (facultatif voir table croisée données calculées aucune frappe)
feuille 2 ta table croisée de données
répartir les colonnes et lignes et données aux bons endroits
les sommes durées et km sont automatiquement calculées
imprimer suivant désir

Qid · Le 17/01/2023, à 14:36

Tamarou a écrit :

Et oui a écrit :
Bref, je crains QiD que quel que soit ton but, il faudra réorganiser ta façon de consigner les infos que tu veux ensuite manipuler, traiter, calculer, mettre en forme…
Et oui, mais s'il veut de l'aide, il lui suffit de demander.

bref vous me conseillez de reprendre tout de zéro !?... ce n'est pas cool...

en tous cas il y a une époque ou j'adorais jouer avec les tableurs pour leur malléabilité...
donc oui les tableaux croisés dynamique c'est bien là mon idée même si je n'ai pas su l'exprimer
par contre on ne peux pas changer le point de départ qui est le planning proposé en post 1
sauf à devoir tout régénérer tout seul et j'y tien pas car le boulot d'excel-malin est assez incroyable
et même si généré à partir d'excel et non calc pourquoi réinventer la roue ?

j'aimerais juste être remis dans le bain pour réussir à faire ce que je veux...
donc je réitère ma demande 1... chaque chose en son temps
car la 2 n'est en effet qu'un faux problème à partir du moment ou j'aurais isolé les 2 infos
j'en ai malheureusement bien conscience...

enfin après mes 2 fichiers sont en fait déjà créés pour jusqu'à la fin de l'année scolaire en cours...
j'aimerais juste bien me simplifier les choses pour les années à venir et comprendre les formules

Compte supprimé · Le 17/01/2023, à 14:41

donc je réitère ma demande 1... chaque chose en son temps

par quoi veux-tu commencer ?

A propos de réinventer la roue, tu as une roue carrée. C'est parfait pour rester bloqué, pas pour avancer.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 17/01/2023, à 14:43)

eric63 · Le 17/01/2023, à 15:11

par contre on ne peux pas changer le point de départ qui est le planning proposé en post 1
sauf à devoir tout régénérer tout seul et j'y tien pas car le boulot d'excel-malin est assez incroyable
et même si généré à partir d'excel et non calc pourquoi réinventer la roue ?

en quoi le travail d’excel-malin est incroyable ?
désolé de dire ça mais des calendrier universel de toutes sortes sur libreoffice il y en a plein si tu cherches bien
en quoi est il plus exceptionnel que d’autres ?
et je ne comprends toujours pas ou tu met tes informations qui s’ajoutent au fur et a mesure des posts dans ce calendrier.
Tes infos concernant ta journée sont toutes dans la même cellule en dessous de la date ?
tu es obligé d’avoir 12 feuilles (1 par mois)
quand tu renseignes un debut et fin de temps comment fait tu pour une durée entre 11H et 15H avec une coupure ou pause au milieu
on peut avoir un extrait complet d’une cellule remplie de toutes tes données dans une cellule complexe
Il y a quelque chose qui n’est pas clair dans tes demandes
car extraire ne serait ce que les heures de debut et de fin c’est plus compliqué car il faut tenir de toutes les situations qui pourraient survenir
et ce n’est pas simple à résoudre

Dernière modification par eric63 (Le 17/01/2023, à 15:18)

Qid · Le 17/01/2023, à 16:06

Tamarou a écrit :

A propos de réinventer la roue, tu as une roue carrée. C'est parfait pour rester bloqué, pas pour avancer.

beuh ...
je ne comprend pas pourquoi mon point de départ est bancal...
je vais me répété mais en clair j'ai un calendrier annuel (1 mois par onglets)
sur lequel je "coche" en début d'année que telle ou telle journée je bosse pour mon association
ça c'est arbitrairement mon choix car j'ai la liberté de choisir quand je pose mes activités...
mais j'ai besoin d'avoir une vision calendaire du truc pour y voir plus clair...

dans un second temps je veux pouvoir faire un point détaillé de ce qu'il s'est réellement passé chaque mois...

ce sont 2 choses différentes liées uniquement par la date
et je pense que ça n'a pas lieu d'être poussé plus loin...
je ne cherche pas non plus un truc compliqué...

mais sinon dans ma seule et unique cellule calendaire il est noté en dessous de chaque date pour l'asso par ligne dans la cellule :
- le lieu... c'est bien la seconde seule information qui pourrait m’intéresser dans le bilan et qu'actuellement je n'ai pas dans le détail car je ne la trouvais pas si pertinente... mais tout comme pour l'effet de bord sur mon calcul de durée j'imagine bien le problème...
- le quartier du lieu qui pourrait déterminer le nombre de kilomètre parcouru... sauf que dans le détail je donne le parcours qui n'est pas forcément fait en voiture mais peu l'être en bus donc cette donnée n'est pas récupérable puisque pas toujours applicable...
- l'heure théorique d'activité... sauf que à la limite je m'en fiche dans mon bilan puisqu'il pourrait tout à fait y avoir un décalage et de début et de fin...

ce qui n'est pas claire c'est que je pensais poser une question simple pour quelqu'un qui maîtrise plus que moi les formules dans un tableur mais vous cherchez la petite bête pour faire un truc bien propre... ne cherchez pas des contraintes là ou il n'y a pas lieu d'y en avoir... si je ne tien pas compte de l'éventuelle coupure journalière par exemple c'est parce que dans mon contexte elle m'importe peu puisqu'elle n’influence pas d'élément important...

après si vous voulez regénérer un planning dont j'ai besoin approximativement sous cette forme* ne serais-ce que pour avoir plus d'une cellule par jour calendaire je ne trouve pas que ça se justifie...

* : c'est dans ce format que bosse celui de gnome ou encore celui d'android donc il me semble logique de vouloir garder ce style...

Compte supprimé · Le 17/01/2023, à 16:08

Si tu télécharges le fichier dont le lien est juste avant, tu comprendras ce que tu peux faire. C'est très simple .
Edit : lien retiré

Dernière modification par Compte supprimé (Le 17/01/2023, à 19:58)

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