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UnMamouth

Méthodologies et outils pour gérer un serveur de fichiers partagés

Bonjour.

Depuis 7 ans, je travaille surtout dans des petites organisations, publiques ou privées, où la gestion de l'information se résume à "on met tout de manière semi-anarchique dans un serveur de fichiers partagé sur le LAN" : commercial, comptable, administratif, travaux, etc ....
Et à chaque fois, c'est le même problème : ces organisations ont commencé à travailler de cette manière il y a 10, 15, 20 ans et on peut faire les deux constats suivants :
- La quantité de fichiers et dossiers accumulés est tellement importante que personne ne sait tout ce qu'il y a.
- Le renouvellement des effectifs fait qu'un nouveau venu ne s'y retrouve pas et que même après quelques années, il ne sera retrouver que les fichiers dont il a besoin pour son travail quotidien, soit une fraction minime de la quantité d'informations.
- La recherche de documents est très compliquée.
- Personne ne fait jamais le ménage (suppression, archivage, ..) car pour cela il faut d'abord savoir ce qu'il y a dans chaque fichier.

Même si j'ai l'impression que cet état de fait gêne tout le monde, il mobilise peu de personnes, car personne ne s'en sent responsable et la plupart des gens n'ont pas une idée claire de comment s'y attaquer.

Première question : Connaissez-vous des méthodologies ou outils pour gérer de manière pérenne dans une organisation un serveur de fichiers partagés ?

Deuxième question : mes idées
Empiriquement, j'ai commencé à développer certains principes d'organisation et cela m'intéresse de les confronter à d'autres avis.

- Il faut éviter d'avoir une organisation qui repose entièrement sur une technologie car celle-ci peut avoir disparu d'ici 10 ou 20 ans alors que cela ne sera pas le cas de votre organisation et de votre masse de fichiers.
- Face à des dizaines ou centaines de milliers de fichiers accumulés sur des années, personne n'a le temps d'aller vérifier ce qu'il faut en faire. C'est au moment où on enregistre le fichier qu'on a une idée de ce qu'il faudra en faire.
- Lorsque vous cherchez une information dans une masse de documents (fichiers) la plupart du temps, il est nécessaire de savoir de quand date le document et quelle est sa provenance.

J'ai commencé à établir une méthodologie basée sur ces principes, qui peut être complétée par quelques outils simples.

Vobul

Re : Méthodologies et outils pour gérer un serveur de fichiers partagés

Bonjour,

Ton problème est clair.

Une solution que je te propose (mais je ne l'utilise pas moi-même, enfin pas entièrement), c'est : fscrawler qui upload sur elasticsearch. Et après tu peux faire des recherches avec elasticsearch genre tous les fichiers de Martine de Juillet 2019 ou tous les pdf qui contiennent le mot "pouet". Tu peux voir les champs ici : https://fscrawler.readthedocs.io/en/fsc … ted-fields

Perso ça me semble une super solution !

Pour ton premier point d'éviter de réposer sur une techno qui peut disparaitre, je suis d'accord, mais si tout est open source c'est moins grave dans un sens. Et puis tu ne peux pas utiliser que des trucs pensés dans les années 60 (RDBMS).
Pour ton deuxième point tu pourrais imaginer que lors de l'ajout d'un fichier (qui donc se ferait via une interface web), les gens remplissent des métadonnées, dont une date d'expiration. Et mettre sur "forever" demande la validation d'un supérieur.
Et donc ton troisième point sera rempli.

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Vobul
Utilisez le retour utilisable de commandes !!!
J'aime la langue française, mais je parle franglais, deal with it.
RTFM

iznobe

Re : Méthodologies et outils pour gérer un serveur de fichiers partagés

Bonjour , sinon , pourquoi ne pas se servir de ce qui est de base sur linux a savoir les groupes et utilisateurs ? ( conjointement  a d ' autres choses , comme un dossier par mois etc ... )
si chaque utilisateur a son dossier principal a lui , ca sera sa responsabilité d ' organiser tout ca correctement non ?

ensuite avec les groupes , il est possible de faire un dossier ou tout le monde a acces , puis des admins et encore en dessus le gestionnaire de tout ca par exemple . une hierarchie basée sur l ' importance des personnes selon leur poste par rapport au serveur et a la gestion du truc .

evidement c ' est tres basique , mais ca fonctionne ( quand les gens y mettent de la bonne volonté ) c ' est là qu on touche le coeur du probleme , si tout le monde s ' en fout , et met tout dans le panier comun , forcement 20 ans apres ...

Mais bon , la rigueur et le pointillisme des programmeurs / devs , les utilisateurs lamba ne connaissent pas , et pour aller + vite on met ca n ' importe ou , et a la fin on perd du temps car on ne retrouve plus rien , car creer des sous dossiers avec un nom parlant ca les fait chi*** .

Bref je ne vois pas comment changer la nature humaine

Dernière modification par iznobe (Le 02/04/2021, à 18:04)

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retour COMPLET et utilisable de commande
MSI Z490A-pro , i7 10700 , 32 GB RAM .

MicP

Re : Méthodologies et outils pour gérer un serveur de fichiers partagés

Bonjour

La meilleure méthode sera celle qui correspondra le mieux au cahier des charges qu'il faudra faire avant tout
et qui décrira toutes les fonctionnalités de partage indispensables aux utilisateurs et à la façon dont ils travaillent,
en fonction du contexte (groupes, confidentialité, qestion des accès, gestion des doublons, format des différents fichiers, et si nécessaire, des différents systèmes de fichiers, choix de la méthode de sauvegarde, archivage, etc.)

Il y a autant d'outils que de façon de travailler,
alors autant prendre le temps de bien définir ce qu'il devra faire avant
de façon à pouvoir choisir "le bon".

Dernière modification par MicP (Le 02/04/2021, à 18:49)

UnMamouth

Re : Méthodologies et outils pour gérer un serveur de fichiers partagés

Bonjour.
Finalement, voici une proposition d'organisation, qui répond parfaitement à la philosophie KISS ("Keep It Simple, Stupid !") :
https://drive.google.com/file/d/1T-fAag … sp=sharing

Dernière modification par UnMamouth (Le 16/04/2021, à 15:24)

bruno

Re : Méthodologies et outils pour gérer un serveur de fichiers partagés

Modération : ce sont de questions d'ordre général, sans rapport direct avec Ubuntu. Sujet déplacé de la section serveur vers le café.