Libre Office Calc : lien automatique entre agenda et fiche bilan

Qid · Le 09/02/2023, à 22:13

Qid a écrit :

Tamarou a écrit :
Quand ça sera fait, tu nous dira comment tu t'es organisé.
Je passerai par mon oneclowd pour vous proposer mon organisation finale oui...

Ça y est je crois que j'arrive au bout de ce que je voulais...
- J'ai donc changé l'ordre des feuilles :
1) L'import de l'ics (feuille verrouillée)
2) les paramètres d'import et autres (je reviendrai dessus plus tard)
3) la récupération des colonnes utiles de la feuille 1 complétée par des formules pour automatiser d'autres éléments dans des colonnes supplémentaire ainsi que quelques-unes en saisie manuelle (je donnerai le détail plus tard aussi)
4) le tableau croisé dont je donnerai plus de détail aussi quand j'aurai mon ordi devant les yeux mais qui en gros reprend quand-même pas mal d'éléments de la 3ieme feuille...

Reste que même si j'ai trouvé des trucs pour la mise en forme du tableau croisé il me reste quelques trucs à éclaircir... Entre autre dans ma feuille de paramètre j'y ai ajouté une ligne en lien avec le barème à appliquer aux calculs de remboursement de frais kilométriques... sauf que comment je peux l'afficher sur mon tableau croisé alors qu'il n'est pas dans la plage de donnée et que je ne veux pas lui donner toute une colonne... Ou alors vous avez une autre idée pour le rendre visible ?

Compte supprimé · Le 09/02/2023, à 22:54

Bonsoir Qid,
Veux tu nous montrer ton classeur ?
Ce serait plus facile pour comprendre ta question. Expliqué comme cela, je ne sais pas.

Qid · Le 10/02/2023, à 00:11

Tamarou a écrit :

Bonsoir Qid,
Veux tu nous montrer ton classeur ?
Ce serait plus facile pour comprendre ta question. Expliqué comme cela, je ne sais pas.

Je voudrais finaliser le reste avant et surtout être sûr de mes formulations de questions...

En fait je trouve que le tableau croisé est limité niveau personnalisation parce-que ce que j'ai trouvé de gênant aussi c'est que je n'ai pas pu choisir totalement librement l'ordre de mes colonnes : toutes celles qui sont des données de calcul avec besoin de résultat ne semblent pas pouvoir être scindées... Pour l'exemple je voudrais :

Kilomètres | frais kilométriques (avec total et montant du barème¹) | début | fin | temps passé (avec total)

²
1 : En fait mon besoin serait de savoir comment rendre visible dans le tableau croisé une variable unique : est-ce que je peux rentrer manuellement une formule quelque part dans le tableau sans qu'elle se fasse télescoper par l'étendue des données...
2 : après réflexion au moment de taper ce post je me dit qu'en réalité je dois mal jouer entre les champs de ligne et les champs de données... Et c'est vrai que à ce sujet là en l'état je ne pige pas tout... Faut que je continue à prendre le temps de creuser pour comprendre...

Enfin pour l'instant j'ai ma base construite avec mon ics du mois de février mais faudrait que je vois ce qu'il se passe au moment de l'ajout de données supplémentaires (même si normalement dans mon fonctionnement final je ne devrais avoir à faire qu'un seul import en début d'année)...

Bref sur ce je vais essayer de ne pas rêver de ça toute la nuit

Compte supprimé · Le 10/02/2023, à 08:18

Ce que tu expliques là ne nous renseigne pas beaucoup plus sur le problème que tu veux résoudre.
On ne sait pas sur quelles données tu peux te baser et quel résultat tu veux produire.

Tu as lancé ce sujet le 16 janvier et dès le 17, au post N°9, je te conseillais de faire une maquette du rapport d'activité que tu cherches à réaliser. Depuis, plusieurs autres intervenants t'ont proposé des solutions et aussi posé des questions pour en savoir plus. Elles sont restées sans réponse précise.

Alors, à ce stade, après presque un mois, quinze pages et 363 messages, il serait bon que tu prennes une feuille de papier.
Tu y dessineras ton rapport d'activité comme tu le veux dans l'idéal, sans tenir compte des contraintes. Cela nous montrera quelles informations il faut collecter. Après on cherchera comment y parvenir.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 10/02/2023, à 08:19)

Qid · Le 10/02/2023, à 10:28

Cette partie n'est pas assez clair ?

Qid a écrit :

je voudrais :
Kilomètres | frais kilométriques (avec total et montant du barème¹) | début | fin | temps passé (avec total)
²
1 : En fait mon besoin serait de savoir comment rendre visible dans le tableau croisé une variable unique : est-ce que je peux rentrer manuellement une formule quelque part dans le tableau sans qu'elle se fasse télescoper par l'étendue des données...
2 : après réflexion au moment de taper ce post je me dit qu'en réalité je dois mal jouer entre les champs de ligne et les champs de données... Et c'est vrai que à ce sujet là en l'état je ne pige pas tout... Faut que je continue à prendre le temps de creuser pour comprendre...

Mais comme je le disais mon incompréhension de la mise en forme du tableau vient du fait que je ne sais pas encore faire la différence entre ce qui doit être champ de données ou pas... Mais à force de tâtonnements je vais finir par piger le truc... Si je continue à poster ici c'est aussi pour vous dire où j'en suis...

Compte supprimé · Le 10/02/2023, à 10:35

A ce stade, on comprend que tu as deux besoins.

1/ Apprendre à utiliser le tableau dynamique Libre Office.
Pour cela il y a la doc LO et plein de vidéos. Tu peux aussi poser des questions précises ici en montrant ton classeur Calc.

2/ Définir le contenu du rapport d'activité.
Là, c'est à toi de savoir ce que tu veux. Si tu nous montres ce qu'il doit contenir, on peut te donner des indications pour le réaliser.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 10/02/2023, à 10:36)

Qid · Le 10/02/2023, à 11:18

Tamarou a écrit :

2/ Définir le contenu du rapport d'activité.
Là, c'est à toi de savoir ce que tu veux. Si tu nous montres ce qu'il doit contenir, on peut te donner des indications pour le réaliser.

On parle du tableau croisé là ? Donc j'ai déjà répondu au moins en partie car je n'ai pas donné la totalité des colonnes présentent :

Kilomètres | somme frais kilométriques (avec total et montant du barème) | début | fin | somme temps passé (avec total)

tout ça devant être classé par

année|mois|jour

Mais du coup ce que je commence à comprendre c'est que la totalité des colonnes cité en première zone code doit être des données de mon tableau croisé et non des infos d'entête contrairement à ce que j'ai cite dans la seconde zone code... Choses que pour l'instant je n'ai pas bien dissociées...

Compte supprimé · Le 10/02/2023, à 11:24

Donc j'ai déjà répondu au moins en partie

Oui, "en partie".
Mais pourquoi tu ne veux pas nous écrire sur papier ce que tu veux faire ? Si c'est pour des raisons de confidentialité il suffit de modifier les données.
Si tu t'obliges à le faire, cela va te pousser à affiner et à mieux préciser quel est ton but.

Tamarou a écrit :

1/ Apprendre à utiliser le tableau dynamique Libre Office.
Pour cela il y a la doc LO et plein de vidéos. Tu peux aussi poser des questions précises ici en montrant ton classeur Calc.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 10/02/2023, à 11:33)

Qid · Le 10/02/2023, à 13:16

Tamarou a écrit :

Donc j'ai déjà répondu au moins en partie
Oui, "en partie".
Mais pourquoi tu ne veux pas nous écrire sur papier ce que tu veux faire ? Si c'est pour des raisons de confidentialité il suffit de modifier les données.
Si tu t'obliges à le faire, cela va te pousser à affiner et à mieux préciser quel est ton but.

Bah... Mon but est clair pour moi et il n'a pas changé depuis le début : par contre je ne comprends pas en quoi il n'est pas clair pour vous au delà du fait que je n'ai pas tout donné... Mais non ce n'est pas volontaire... C'est juste que je n'ai pas tous les éléments de tête et ne suis pas devant mon ordi...

Compte supprimé · Le 13/02/2023, à 17:04

Salut Qid,
En supposant que ton message N°357 donne tout ce qui doit figurer dans le rapport, tu l'as certainement terminé si tu as dompté le tableau dynamique.
Tu as aussi constaté que, pour y parvenir, il n'est pas nécessaire de saisir des données complémentaires dans la feuille 2. L'agenda contient tout ce qu'il faut si on y enregistre l'activité réalisée comme décrit dans la doc.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 13/02/2023, à 18:31)

Qid · Le 20/02/2023, à 18:32

Qid a écrit :

ce que je commence à comprendre c'est que la totalité des colonnes cité en première zone code doit être des données de mon tableau croisé et non des infos d'entête contrairement à ce que j'ai cite dans la seconde zone code... Choses que pour l'instant je n'ai pas bien dissociées...

humf... bon je suis de retour là-dessus mais non je ne comprend pas encore tout...
en tous cas je redis les entêtes de colonne que je vois actuellement sur mon tableau :
pour le tri

année|mois|jour

pour les autres colonnes

Activité|lieu|Début réel*|Fin réel*|Trajet|Moyen de transport*|Nombres de personnes vues*

pour les données calculées

somme km|somme prix[somme temps d'activité

(informations complémentaires :
* : données rentrées manuellement en complément de l'import
- le trajet est donné par une condition sur le lieu via la feuille paramètre
- les km sont conditionnés au véhicule puis au trajet via la feuille paramètre
- le prix est conditionné au type de transport puis au barème via la feuille paramètre
- le temps d'activité est calculé via la différence entre fin réel et début réel
)

mon problème étant que j'aurais aimé plus de liberté dans mon ordre de colonne...
pour rappel avant de passer sur le système d'import ics j'avais cette base de colonne

date|trajet|transport|km|motif|horaires effectuées|durée|nombre de personnes vues

Compte supprimé · Le 20/02/2023, à 20:21

Finalement tu n'importes que les informations sur l'activité prévisionnelle. Mais ça ne change jamais ?
Il n'y a pas des prévisions qui ne sont pas réalisées et inversement des réalisations qui n'étaient pas prévues ?

le trajet est donné par une condition sur le lieu via la feuille paramètre

Quel est le contenu de la donnée "trajet" , tu peux donner des exemples fictifs du raisonnement à faire pour trouver le trajet ?
Ne veux-tu pas faire la somme du nombre de personnes vues ?

j'aurais aimé plus de liberté dans mon ordre de colonne...

Tu as toute liberté de placer les informations du tableau dynamique dans l'ordre que tu souhaites.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 20/02/2023, à 21:50)

Qid · Le 20/02/2023, à 22:10

Tamarou a écrit :

Finalement tu n'importes que les informations sur l'activité prévisionnelle. Mais ça ne change jamais ?
Il n'y a pas des prévisions qui ne sont pas réalisées et inversement des réalisations qui n'étaient pas prévues .
Quel est le contenu de la donnée "trajet" , tu peux donner des exemples fictifs ?

bah j'importe que le prévisionnel parce que c'est ce que je voulais : 1 seul import en début d'année
mais oui ça pose les 2 questions dont tu parles... sauf que :
- le prévisionnel non réalisé je préfère le voir quand même : à voir encore comment ça se comportera/doit se comporter dans ce cas
- l'ajout en cours d'année... celui-ci est plus compliqué... effectivement j'aimerais bien pouvoir avoir des ajouts si besoin... mais en même temps même si j'ai des éléments manuels pour compléter l'import ça ne devrait pas poser de souci de faire un import exceptionnel pourvu que le classement général reste chronologique et que l’événement ajouté reste le dernier en cours à remplir

quant au trajet c'est juste un élément qui permet de savoir de où à où je vais... en gros : "de chez moi vers le quartier machin AR"...

Qid · Le 20/02/2023, à 22:23

Tamarou a écrit :

Ne veux-tu pas faire la somme du nombre de personnes vues ?
j'aurais aimé plus de liberté dans mon ordre de colonne...
Tu as toute liberté de placer les informations du tableau dynamique dans l'ordre que tu souhaites.

nope... ça ne me semble pas une donnée pertinente tant que les personnes en question ne sont pas identifiée...

quant à la prétendue liberté... bah non : je n'arrive pas à intercaler des colonnes au milieu des données calculées : pour l'exemple clair je voudrais que :
- mon nombre de personne vu soit la dernière colonne affichée
- mon temps d'activité soit après les colonnes début et fin

Compte supprimé · Le 21/02/2023, à 08:56

: je n'arrive pas à intercaler des colonnes au milieu des données calculées :

Effectivement, je ne vois pas comment ce serait possible avec un tableau dynamique.
Soit tu places les données additionnées en bout de ligne, soit tu utilises autre chose.

Mais si c'est utile et important d'avoir l'ordre que tu décris, le plus souple serait d'abandonner le tableau dynamique et faire ton rapport directement sur la feuille où tu enrichis les données avec le réalisé.
Tu actives la fonction "Données" => "Sous-totaux" pour les colonnes à additionner et tu filtres la période choisie avec "Données" => "Autofiltre". Pour avoir un rapport présentable il te resteras à masquer des colonnes.

Mais tu devrais d'abord continuer ta réflexion sur le processus de saisie du prévisionnel et du réalisé. Ce que tu expliques ne me semble pas très optimisé.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 21/02/2023, à 08:57)

Qid · Le 21/02/2023, à 09:07

Tamarou a écrit :

si c'est utile et important d'avoir l'ordre que tu décris, le plus souple serait d'abandonner le tableau dynamique et faire ton rapport directement sur la feuille où tu enrichis les données avec le réalisé.
Tu actives la fonction "Données" => "Sous-totaux" pour les colonnes à additionner et tu filtres la période choisie avec "Données" => "Autofiltre". Pour avoir un rapport présentable il te resteras à masquer des colonnes.
Mais tu devrais d'abord continuer ta réflexion sur le processus de saisie du prévisionnel et du réalisé. Ce que tu expliques ne me semble pas très optimisé.

Mouais... Effectivement les autofiltres et le reste de ce dont tu parles j'ai déjà joué avec donc si j'abandonne le TCD je verrai cette option...

Quant au prévisionnel par rapport au réalisé... C'est pour ça que pour l'instant je tâte encore le terrain... Celà dit j'ai rempli mon ICS jusqu'à juin hier sans l'avoir encore importé dans calc...

Compte supprimé · Le 21/02/2023, à 20:13

Celà dit j'ai rempli mon ICS jusqu'à juin

c'est à dire que tu as fait le premier semestre de prévisionnel sur un agenda qui exporte en .ics ? Tu abandonnes donc l'agenda fait à partir d'un modèle de excel-malin ?
Si oui, c'est un premier pas vers une solution plus fluide.

Qid · Le 21/02/2023, à 20:34

c'est de votre "faute" ... Oui je me suis fait une raison pour le départ en ICS mais je maintiens par contre que je trouve complètement contre pratique de tout rentrer dedans d'autant plus qu'il y a des champs qui ne sont de fait pas prévu au départ...

Compte supprimé · Le 22/02/2023, à 08:56

Donc maintenant, la question du calendrier prévisionnel est réglée par l'utilisation d'un agenda qui sait exporter en .ics.
Il reste à voir l'enregistrement du réalisé et la production du rapport.

Pour le réalisé, le problème principal est la saisie des variables liées à chaque activité. Le format d'un événement de calendrier n'offre que le champ "Description" (ou "Notes") pour enregistrer des données complémentaires comme les kilomètres ou des frais divers.
1/ Faire comme décrit par Rafbor dans la doc , c'est à dire enregistrer un événement "clone" du principal pour y noter les autres variables. Le rapport d'activité sera très facile à faire comme décrit dans cette doc.

2/ Utiliser le champ "Description" pour rentrer les uns à la suite des autres, les frais, km etc. Là il faudra avoir assez de rigueur pour le faire toujours dans le même ordre et séparer les informations par le même caractère. On aurait un enregistrement comme cela pour 12 km, en bus, 9 personnes vues, 7,50 € de frais.
12;bus;9;7,5
Une fois importé dans une feuille Calc, ce champ sera réparti en autant de colonnes que nécessaire par la fonction "Données" => "Texte en colonnes".
Le rapport sera fait comme décrit dans la doc avec un tableau dynamique.

3/ Poursuivre ce que tu as commencé : rentrer le réalisé directement sur la feuille Calc et faire le rapport en utilisant "Autofiltre" et "Sous-totaux".

Dernière modification par Compte supprimé (Le 22/02/2023, à 09:00)

Qid · Le 22/02/2023, à 09:28

Tamarou a écrit :

Pour le réalisé, le problème principal est la saisie des variables liées à chaque activité. Le format d'un événement de calendrier n'offre que le champ "Description" (ou "Notes") pour enregistrer des données complémentaires comme les kilomètres ou des frais divers.

C'est ce que je disais oui : ce n'est pas adapté

Tamarou a écrit :

1/ Faire comme décrit par Rafbor dans la doc , c'est à dire enregistrer un événement "clone" du principal pour y noter les autres variables. Le rapport d'activité sera très facile à faire comme décrit dans cette doc.

Alors ça soit j'ai pas compris soit ça va donner un beau bordel dans l'agenda... Ce qui ne me convient pas vraiment...

Tamarou a écrit :

2/ Utiliser le champ "Description" pour rentrer les uns à la suite des autres, les frais, km etc. Là il faudra avoir assez de rigueur pour le faire toujours dans le même ordre et séparer les informations par le même caractère. On aurait un enregistrement comme cela pour 12 km, en bus, 9 personnes vues, 7,50 € de frais.
12;bus;9;7,5
Une fois importé dans une feuille Calc, ce champ sera réparti en autant de colonnes que nécessaire par la fonction "Données" => "Texte en colonnes".
Le rapport sera fait comme décrit dans la doc avec un tableau dynamique.

Je comprends bien la logique pour la suite dans cette proposition mais comme je l'ai dit je trouve incohérent de devoir saisir ce type de donnée directement sur l'agenda une fois l'activité effectuée...

Tamarou a écrit :

3/ Poursuivre ce que tu as commencé : rentrer le réalisé directement sur la feuille Calc et faire le rapport en utilisant "Autofiltre" et "Sous-totaux".

Je pense clairement que je vais effectivement abandonner le TCD et creuser cette stratégie...

Compte supprimé · Le 22/02/2023, à 09:32

soit j'ai pas compris

Le rapport sera parfait et l'agenda aura autant de lignes pour un même événement que de variables complémentaires à saisir.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 22/02/2023, à 09:33)

Qid · Le 22/02/2023, à 11:05

Tamarou a écrit :

l'agenda aura autant de lignes pour un même événement que de variables complémentaires à saisir.

Oui mais donc ça sous-entend bien que l'évènement sera rentré en réalité approximativement 5 ou 6 fois sur la même tranche horaire ce qui rendra l'agenda bien moins lisible et compréhensible/cohérent... Et je ne parle même pas de la praticité lors de la création même si une duplication est très facile suivant l'application utilisé... En l'occurrence pour ma part je confirme à ce sujet que j'ai choisie thunderbird...

Compte supprimé · Le 23/02/2023, à 08:32

Alors tout va bien.
Tu as choisi l'agenda de Thunderbird pour le calendrier prévisionnel, Calc pour enregistrer le réalisé et faire le rapport.
Tu peux passer à la réalisation.

Qid · Le 23/02/2023, à 09:27

Tamarou a écrit :

rentrer le réalisé directement sur la feuille Calc et faire le rapport en utilisant "Autofiltre" et "Sous-totaux".

Reste qu'il faut que je trouve comment avoir ça facilement... Mais bon je vais me pencher sur la question... Et comme il n'y a plus que ça qu'il me manque... Enfin c'est sûr que c'est dommage que le TCD ne soit pas assez souple...

Bon en tous cas je finirais bien par vous transmettre ma base quand je serai ok sur le résultat...

Compte supprimé · Le 23/02/2023, à 09:30

Reste qu'il faut que je trouve comment avoir ça facilement...

N'hésite pas si tu as des question à ce sujet.

Enfin c'est sûr que c'est dommage que le TCD ne soit pas assez souple...

C'est une question de point de vue. Soit le tableau dynamique n'est pas assez souple pour ce que tu veux, soit ce que tu veux ne s'adapte pas aux possibilités du tableau dynamique.
N'oublie pas qu'il s'agit juste d'une question d'ordre de présentation des colonnes de données.

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